Um einen adäquaten Aktionsplan zur professionellen Begleitung jeder Band zu entwickeln, wurde zunächst in ausführlichen Konsultationen mit den jeweiligen Bands und soweit wie möglich mit allen Bandmitgliedern eine Analyse des Ist-Zustands vorgenommen. Diese Bestandsaufnahmen wurden von den Band-Betreuern moderiert. Dabei wurden künstlerische, organisatorische, technische und wirtschaftliche Aspekte thematisiert. Alle Musiker haben sich dabei sehr engagiert, kritisch und konstruktiv eingebracht. Thematisiert wurden:
- allgemeines künstlerisches Profil der Band (insbesondere Auswertung der Erfahrungen bei der Teilnahme am Wettbewerb „creole“)
- Repertoire
- Besetzung / Instrumentierung
- Status des musikalischen Materials (Noten, Aufnahmen)
- Mitgliedschaften in Verbänden (GEMA, GVL, KSK)
- Bühnenkleidung
- Auftrittsdramaturgie
- Technikpläne
- steuerliche Organisation (MwSt, Geschäftsform des Ensembles)
- vorhandenes PR-Materials (Texte, Fotos, Videos)
- Mobilitätsfragen (Tour-Logistik, Aufenthaltsstatus der Musiker)
Das Bedürfnis kritischer Reflexion der eigenen Arbeit war bei allen Bands sehr groß, da sich in der Regel weder Fans, noch Medien oder Konzertveranstalter wirklich konstruktiv kritisch gegenüber den Bands äußern. Da alle am Projekt teilnehmenden Ensembles sich bisher selbst gemanagt hatten und auch bei keinem Label fest unter Vertrag waren, stellte die professionelle Beratung durch das Projektteam „Heimatmelodien“ eine erstmalige Erfahrung für die Musiker dar.
Bei den Konsultationen konnte jedoch kein Problemfeld identifiziert werden, das bei allen Ensembles im Mittelpunkt stand. Vielmehr waren die brennenden Fragestellungen genau so heterogen wie die Zusammensetzung, Herkunft und die bisherigen Biographien der Ensembles und Musiker.
Auf Grund der differenzierten Bestandsaufnahmen wurde in der Folge mit jeder Band ein individueller Aktionsplan entwickelt, der die Band in einigen ausgewählten Aspekten ihrer künstlerischen Arbeit stärken sollte. Jeder Aktionsplan hatte einen künstlerisch-praktischen und einen organisatorisch-administrativen Schwerpunkt.
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